Blind D Mobiel home

U bent hier:

  1. Home
  2. Hulpmiddelen
  3. Toegankelijke documenten
  4. Technieken voor het produceren van Toegankelijke Office Documenten: OpenOffice Writer (v. 3.2)

Technieken voor het produceren van Toegankelijke Office Documenten: OpenOffice Writer (v. 3.2)

Accessible Digital Office Document Project:

Versie

Datum van deze versie: 4 februari 2011
Recentste Engelse versie (HTML):
http://inclusivedesign.ca/accessible-office-documents/oowriter
Recentste Nederlandse versie: 
http://blinddmobiel.be/nl/hulpmiddelen/toegankelijke-documenten/technieken-voor-het-produceren-van-toegankelijke-office-documenten-openoffice-writer-v.-3.2

Inhoudsopgave

Gebruikersinstructies
Techniek 1: Gebruik toegankelijke sjablonen
Techniek 2: Geef de taal van het document op
Techniek 3: Voorzie tekstalternatieven bij afbeeldingen en grafische objecten
Techniek 4: Vermijd ‘zwevende’ elementen
Techniek 5: Gebruik koppen
Techniek 6: Gebruik stijlen
Techniek 7: Gebruik de aangeboden structuurelementen
Techniek 8: Maak toegankelijke grafieken
Techniek 9: Maak de inhoud beter zichtbaar
Techniek 10: Maak de inhoud makkelijker te begrijpen
Techniek 11: De toegankelijkheid checken
Techniek 12: Toegankelijkheidsfaciliteiten bij bewaren/exporteren naar andere formaten
Techniek 13: Overweeg toegankelijkheidsondersteunende toepassingen of plug-ins
Andere toegankelijkheidsfaciliteiten
Hulp bij een toegankelijk gebruik
Gedrukte documenten
Referenties en Bronnen
Dankwoord
Verantwoording


Gebruikersinstructies

Inleiding

Op het ogenblik van deze test (30 september 2010), biedt Writer een aantal toegankelijkheidsfaciliteiten, die voldoen om vlot toegankelijke digitale office documenten te produceren. Writer beschikt niet over een toegankelijkheidscontrolefunctie.

Wat is een ‘Office Document’?

Als je, bij het werken met Writer, de toegankelijkheidstechnieken toepast, produceer je documenten die:

uitroepteken Ook als je formulieren, webpagina’s, applicaties of andere dynamische en/of interactieve content wil maken, zullen deze technieken bruikbaar zijn. Toch raden we in dat geval aan om ook de W3C-WAI webtoegankelijkheidsrichtlijnen (WCAG 2.0) te raadplegen, want deze zijn specifiek gericht op dynamische en/of interactieve content.

Bestandsformaten

Het standaard bestandsformaat van Writer is Open Document Text (ODT).

Daarnaast biedt Writer de mogelijkheid om een document in diverse andere bestandsformaten (tekstverwerking, web, …) te bewaren. Deze andere bestandsformaten hebben we niet getest op toegankelijkheid. Maar voor volgende formaten bieden we toch wat informatie en/of instructies in de paragraaf ‘Bewaren/Exporteren naar andere formaten’ (zie ook Techniek 12):

Info voor niet-muisgebruikers

We hebben gepoogd om de toegankelijkheidstechnieken zodanig te formuleren dat ze bruikbaar zijn door alle office gebruikers, ook voor wie geen muis gebruikt. Voor de duidelijkheid zijn er toch passages waar je enkel muisgebaseerde uitleg vindt. Daarom geven we de toetsenbordalternatieven mee voor muis-terminologie:

*Rechter muisklik: Om een rechter klik te geven via het toetsenbord, selecteer je eerst het object met de Shift + pijltjestoetsen. Daarna druk je ofwel de ‘Rechter-Kliktoets’ (sommige toetsenborden hebben zo’n toets, rechts van de spatiebalk) ofwel Shift+F10.

Verantwoording en testdetails

Het toepassen van deze technieken zal de toegankelijkheid van uw documenten drastisch verhogen, maar het garandeert niet de toegankelijkheid voor om het even welke mogelijke vorm van leesbeperking. Voor documenten waarbij je meer zekerheid wil over de toegankelijkheid, is het aanbevolen ze uit te proberen samen met de eindgebruiker met zij specifieke leesbeperking, ook met gebruikers van schermuitleesprogramma’s.

De toepassingsspecifieke stappen en schermafbeeldingen in dit document zijn in februari 2011 gemaakt met Writer (versie 3.2.1) en Windows XP en werden bewaard als een ODT-document. De bestanden werden ook bewaard in andere bestandsformaten (zie ook Techniek 12).

Dit document is louter informatief bedoeld en is noch een aanbeveling, noch een waterdichte garantie op succes. Mocht je fouten vinden in dit document, dan kan je die melden bij: info@anysurfer.be.

Techniek 1: Gebruik toegankelijke sjablonen

Bij het maken van een nieuw officedocument vertrek je van een kant en klaar sjabloon. Zo’n sjabloon kan zo simpel zijn als een wit blad, maar het kan ook een complex document zijn met kant en klare tekstblokken, paginaopmaak, grafische elementen en andere inhoud. Zo is een sjabloon voor het verslag van een vergadering bijvoorbeeld al voorzien van een relevante koppenstructuur en een kop ‘Afspraken’ met daaronder een tabel waarin afspraken en deadlines genoteerd kunnen worden.

Doordat sjablonen heel wat nuttige voorzieningen bieden voor diverse documenttypes, is het belangrijk dat al deze voorzieningen voldoen aan toegankelijkheidsvereisten. Als je daaraan twijfelt, kun je een document op basis van het sjabloon best even checken op toegankelijkheid (zie ook Techniek 12), alvorens het veelvuldig te gebruiken.

Het standaard sjabloon voor nieuwe documenten in Writer is een lege pagina. De standaard installatie van Writer biedt verder lege sjablonen voor visitekaartjes en lege sjablonen voor etiketten. Oningevuld zijn al deze sjablonen min of meer toegankelijk

Het is mogelijk om met Writer, vanaf een blanco pagina, je eigen toegankelijke sjablonen te maken. Bovendien kan je, op basis van de toegankelijkheidstechnieken in dit document, bestaande sjablonen aanpassen en ze bewaren als nieuwe sjablonen.

Een toegankelijk sjabloon maken

  1. Creëer een nieuw document (vanuit het standaard blanco of ander sjabloon).
  2. Zorg ervoor dat je, bij het maken van het nieuw sjabloon, alle toegankelijkheidstechnieken uit dit document respecteert.
  3. Als het nieuwe sjabloon klaar is, controleer het dan op toegankelijkheid (zie verder: ‘De toegankelijkheid checken’).
  4. Kies de menu-optie: Bestand > Eigenschappen.
  5. In het tabblad Beschrijving gebruik je de velden Titel en/of Opmerkingen om aan te geven dat het om een toegankelijk sjabloon gaat. Met een doeltreffende Titel (Zoals ‘Toegankelijk Memo Sjabloon’) kan je de toegankelijkheidssatus van het sjabloon benadrukken want nadien zal deze titel getoond worden in plaats van de bestandsnaam van het sjabloon. De Opmerkingen kunnen dienen om meer info mee te geven over de toegankelijkheid (bijvoorbeeld “Dit memo sjabloon is gemaakt op basis van de toegankelijkheidstechnieken van het Accessible Digital Office Document Project. De toegankelijkheidcontrole gaf een positief resultaat.”).
  6. Klik op de knop OK.
  7. Kies de menu-optie: Bestand > Sjablonen > Opslaan… (Shift+F11) .
  8. In het dialoogvenster Sjablonen typ je een naam voor het nieuwe sjabloon on het veld Nieuwe sjabloon.
  9. Selecteer vervolgens in de lijst Categorieën de categorie waarin je het nieuwe sjabloon wil bewaren.
    Belangrijk: de categorie komt overeen mat de folder waarin het sjabloon zal worden bewaard.
  10. Klik op de knop OK

Een toegankelijk sjabloon selecteren

Belangrijk: Volg deze stappen alleen als je weet (omdat je ze zelf maakte) dat er toegankelijke sjablonen beschikbaar zijn. Anders is het beter van een volledig blanco sjabloon te vertrekken.

  1. Kies de menu-optie: Bestand > Nieuw > Sjablonen en documenten.
  2. Klik op het pictogram Templates.
  3. Selecteer een map en vervolgens een sjabloondocument uit de lijst.
    Belangrijk: rechts in het dialoogvenster Sjablonen en documenten verschijnt een paneel met eigenschappen waar je de eigenschappen (Titel, Auteur, Datum, gewijzigd door, Gewijzigd op, Omschrijving Grootte en Type) van het document kan zien. De toegankelijkheidsinformatie die je als Titel en Opmerkingen ingaf wanneer je het template creëerde (zie hierboven), zullen hier getoond worden.
  4. Klik op de knop Open.
  5. Er zal een nieuw document geopend worden op basis van het gekozen sjabloon. Als het gekozen sjabloon voldeed aan de toegankelijkheidstechnieken, dan zal uw nieuw leeg document toegankelijk zijn. Maar wanneer je nadien inhoud (zoals tekst, afbeeldingen, diagrammen,…) toevoegt aan dat document, dan is het aan jou als redacteur om hierbij steeds de toegankelijkheidstechnieken te respecteren.

Techniek 2: Geef de taal van het document op

Om het voor hulpmiddelen (zoals schermuitleesprogramma’s) mogelijk te maken een document accuraat weer te geven, is het belangrijk om de natuurlijke taal van het document te definiëren. Ook als de taal van slechts één paragraaf of tekstfragment afwijkt van de taal van de rest van het document, is het nodig om deze taalwijziging aan te geven. Op deze manier weet het schermuitleesprogramma dat het de taal van de spraaksynthese moet aanpassen.

Wijs een taal toe aan het volledig document

  1. Kies de menu-optie: Extra > Opties.
  2. Klik in het linker paneel op Taalinstellingen > Talen.
  3. Onder het kopje Standaardtalen voor documenten, selecteer je in het menu Westers de taal voor alle nieuw aangemaakte documenten.
    Belangrijk: Als je het aankruisvakje Alleen voor het huidige document aankruist, dan zal de taalinstelling enkel op het huidige document toegepast worden.
  4. Klik op de knop OK.

Wijs een taal toe aan een alineastijl

  1. Positioneer de cursor in de alinea met een alineastijl die je wil wijzigen.
  2. Geef een rechter muisklik* op die alinea en kies de menu-optie Alinea-opmaakprofiel bewerken…
  3. Klik op de tab Lettertype.
  4. Selecteer de taal in het menu Taal en klik op de knop OK.
    Belangrijk: Alle op deze alineastijl gebaseerde alinea’s worden aan de geselecteerde taal gekoppeld.

Wijs een taal toe aan een geselecteerd tekstfragment

  1. Selecteer de tekst waarvoor je de taal wil aanduiden.
  2. Kies de menu-optie: Opmaak > Teken.
  3. Klik op de tab Lettertype.
  4. Selecteer de gewenste taal in het menu Taal en klik op de knop OK.

Techniek 3: Voorzie tekstalternatieven bij afbeeldingen en grafische objecten

uitroepteken Bij Writer v. 3.2 verdwijnen het beknopt tekstalternatief en de uitvoerige beschrijvende tekst soms (bijvoorbeeld als een aan een alinea gekoppelde afbeelding wordt gewijzigd in een aan een teken gekoppelde afbeelding). Om dergelijke verlies van tekstalternatieven tegen te gaan raden we aan om geregeld een kopie van je documenten te bewaren.

Als je afbeeldingen of andere grafische objecten (zoals diagrammen, kaarten, grafieken,…) in een document gebruikt, dan is het belangrijk dat de informatie die je met de afbeelding wil overbrengen, ook beschikbaar is voor wie de afbeelding niet kan zien. Dit doe je door een beknopt tekstalternatief toe te voegen aan elke afbeelding.
Als de afbeelding te complex is (te veel inhoudelijke informatie omvat) voor een beknopte omschrijving (een stratenplan, een organigram,…), dan voorzie je naast het beknopt tekstalternatief ook een uitvoerige beschrijvende tekst.

Tips bij het schrijven van een beknopt tekstalternatief

Tips bij het schrijven van een uitvoerige beschrijvende tekst

Bij wijze van alternatief kan je alles ook omkeren. Je kan alle informatie die de afbeeldingen bieden, gewoon verwerken in de tekst van het document. Zo krijgen de afbeeldingen een louter illustratief karakter en mist de lezer niets wanneer hij/zij het document leest. Je hoeft dan strikt gezien geen tekstalternatieven te voorzien. Toch blijft het toevoegen van een tekstalternatief in dat geval een ‘good practice’.

Belangrijk: Als je een bestaande afbeelding in een document vervangt door een nieuwe, dan worden zowel het beknopt tekstalternatief als de uitvoerige beschrijvende tekst van de vervangen afbeelding gewoon overgenomen. Dit is erg handig als je een afbeelding vervangt door een actuelere versie, die dezelfde informatie inhoudt. Maar als je een bestaande afbeelding vervangt door een afbeelding die iets anders toont, dan moet je er natuurlijk wel aan denken om de tekstalternatieven te vervangen.

Belangrijk: Als je een afbeelding invoegt die groter is dan wat een pagina in de hoogte of breedte kan bevatten, kan je de afmetingen van het de afbeelding best verkleinen alvorens ze in te voegen. Dit resulteert in een kleiner bestand en betere afbeeldingskwaliteit.

uitroepteken Er zijn gevallen gekend waarbij het beknopt tekstalternatief en de uitvoerige beschrijvende tekst in een Writer 3.2 document verloren gingen (bijvoorbeeld wanneer een aan een alinea gekoppelde afbeelding wordt omgevormd tot een afbeelding die aan een testfragment gekoppeld wordt). Op dergelijk gegevensverlies te voorkomen raden we het nemen van geregelde back-ups aan.

Een beknopt tekstalternatief toevoegen aan een afbeelding of grafisch object

  1. Geef een rechter muisklik* op de afbeelding of het object.
  2. Kies de menu-optie: Afbeelding…
  3. In het dialoogvenster Afbeelding klik je op de tab Opties.
  4. Typ het beknopt tekstalternatief in het veld Alternatief (alleen tekst) .
    Belangrijk: de inhoud van het veld Alternatief (alleen tekst) Wordt ook gebruikt als Titel van de afbeelding of het object.

Een uitvoerige beschrijvende tekst toevoegen aan een afbeelding

  1. Geef een rechter muisklik* op de afbeelding of het object.
  2. Kies de menu-optie: Beschrijving...
  3. Voer een uitvoerige beschrijvende tekst in het veld Beschrijving.

Techniek 4: Vermijd ‘zwevende’ elementen

Als je een afbeelding of object toevoegt aan een Writer document, dan wordt dat automatisch als een ‘zwevend’ element gekoppeld aan de tekstparagraaf waar de cursor stond. Zo’n ‘zwevend’ element valt moeilijk via het toetsenbord selecteren. Voorkom dus ‘zwevende’ objecten door ze te verankeren als tekens.

Een ‘zwevend’ element behoudt steeds zijn vaste positie op de pagina, terwijl de tekst er omheen ‘vloeit’. Als de tekst van het document gewijzigd wordt en daardoor naar boven of beneden beweegt, blijft de afbeelding toch op dezelfde vaste plaats op de pagina staan.
Om er zeker van te zijn dat afbeeldingen en objecten altijd blijven staan bij de tekst die ernaar refereert, moet je ze steeds positioneren als vastgehecht aan tekens.

Tot slot willen we ontraden om getekende objecten (bijvoorbeeld een aantal balkjes waarmee je manueel een diagram tekent of lijnen om tekstblokken van mekaar te scheiden) in een document te gebruiken. In de plaats hiervan gebruik je de pagina-opmaakfuncties om randen te creëren en de geëigende functies om grafieken in te voegen.

Voorkomen dat een afbeelding of object een ‘zwevend element’ wordt

  1. Geef een rechter muisklik* op de afbeelding of het object.
  2. Kies de menu-optie: Verankering > Als teken.
    Kies de menu-optie: Omloop > Geen omloop.

Techniek 5: Gebruik koppen

Elk document dat langer is dan een paar alinea’s, moet gestructureerd worden, wil de lezer het op een gemakkelijke manier kunnen begrijpen. Zowat de gemakkelijkste manier om dit te bereiken is het gebruik van ‘echte koppen’, die een logische scheiding maken tussen opeenvolgende alinea’s. Een ‘echte kop’ is veel meer dan een stukje tekst dat enkel wat grafische opsmuk kreeg, zoals: vette letters, een ander lettertype, een gecentreerde uitlijning,… Het zijn structurele elementen die een rangorde hebben en die de hulpmiddelengebruiker een beter inzicht geven in de structuur van het document.
‘Echte koppen’ maak je door gebruik te maken van kopstijlen.

Tips bij het gebruik van koppen

Koppen toepassen vanuit de Werkbalk Opmaak

  1. Selecteer de tekst waarvan je een navigeerbare kop wil maken.
  2. Selecteer de gewenste kopstijl in de uitklaplijst Opmaakprofiel toepassen in de Werkbalk Opmaak.

Koppen toepassen vanuit het paneel Stijlen en opmaak

  1. Selecteer de tekst waarvan je een navigeerbare kop wil maken.
  2. Kies de menu-optie: Opmaak > Stijlen en opmaak (F11) .
  3. Geef een dubbele muisklik* op de gewenste kopstijl in het paneel Stijlen en opmaak.
    Belangrijk: Als je een kopstijl wijzigt in het paneel Stijlen en opmaak, dan zal deze wijziging worden doorgevoerd in alle tekstfragmenten waaraan deze kopstijl is gekoppeld.

Kopstijlen toepassen via sneltoetsen

  1. Selecteer de tekst waarvan je een navigeerbare kop wil maken.
  2. Druk op Ctrl+1 (voor Kop 1), Ctrl+2 (voor Kop 2), enz…

Bestaande kopstijlen wijzigen

  1. Kies de menu-optie: Opmaak > Stijlen en opmaak (F11) .
  2. Selecteer in de lijst de kopstijl die je wil aanpassen.
  3. Geef een rechter muisklik* op deze kopstijl en kies de menu-optie Wijzigen…
  4. In het dialoogvenster Alinea-opmaakprofiel, klik je op de tab Beheren.
  5. In het veld Naam, typ je een unieke naam voor de kopstijl.
  6. Formatteer de kopstijl, gebruik makend van alle faciliteiten die de diverse tabbladen van dit dialoogvenster aanbieden. Zorg er wel voor dat je aanpassingen steeds conform de toegankelijkheidstechnieken in dit document zijn.
  7. Klik op de knop OK.

Techniek 6: Gebruik stijlen

Parallel aan het toepassen van echte ‘echte koppen’ (zie ook Techniek 5), moet je ook streven naar het consequent toepassen van de stijlen die Writer standaard aanbiedt (zoals: Standaard, Lijstinspringing, Kop1, Kop2,…). Als die niet voldoen, kan je eigen stijlen toevoegen aan wat Writer je aanbiedt. Tekstvormgeving toepassen buiten de stijlen probeer je best zo weinig mogelijk te doen. Bij een correct gebruik van stijlen zal de lezer makkelijker begrijpen waarom een stuk tekst op een bepaalde manier is vormgegeven. Dat is vooral handig als er diverse redenen kunnen zijn om een dezelfde vormgeving toe te passen. Zo is het bijvoorbeeld gebruikelijk om schuingedrukte letters te gebruiken voor beklemtoonde tekst, Latijnse termen en soortnamen. Aan de toegepaste stijl kan je in zo’n geval herkennen om welk van de drie gevallen het gaat. Nog belangrijker is echter dat de gebruiker van een schermuitleesprogramma de stijlen kan opvragen en zo meer inzicht krijgt in de structuur van het document.

Hoe je op een toegankelijke wijze de visuele vormgeving van een stijl bepaalt (als je zelf stijlen gaat aanmaken), lees je in Techniek 9.

Belangrijk: De meeste office toepassingen bieden een gelijkaardige manier aan om met stijlen te werken, maar de stijlnamen kunnen verschillen van product tot product.

Stijlen toepassen vanuit de Werkbalk Opmaak

  1. Selecteer de tekst waaraan je een stijl wil toekennen.
  2. Selecteer de gewenste stijl in de uitklaplijst Opmaakprofiel toepassen in de Werkbalk Opmaak.

Stijlen toepassen vanuit het paneel Stijlen en opmaak

  1. Selecteer de tekst waaraan je een stijl wil toekennen.
  2. Kies de menu-optie: Opmaak > Stijlen en opmaak (F11).
  3. Geef een dubbele muisklik* op de gewenste stijl in het paneel Stijlen en opmaak.

    Belangrijk: Als je een stijl wijzigt in het paneel Stijlen en opmaak, dan zal deze wijziging worden doorgevoerd in alle tekstfragmenten waaraan deze stijl is gekoppeld.

Techniek 7: Gebruik de aangeboden structuurelementen

7.1 Tabellen

Als je tabellen in een document gebruikt, is het belangrijk dat die duidelijk en op een correcte manier worden gestructureerd. Dit bevordert de verstaanbaarheid van de informatie in de tabellen en zorgt ervoor dat de gebruiker van een schermuitleesprogramma contextuele informatie (rijhoofding, kolomhoofding) krijgt bij het uitlezen van de tabelinhoud.

Tips voor toegankelijke tabellen

Een tabel met koppen toevoegen

  1. Kies de menu-optie: Invoegen > Tabel (Ctrl+F12) .
  2. Typ in het veld Naam een naam in voor de tabel.
  3. Geeft onder het kopje Grootte het aantal rijen en kolommen voor de tabel op.
  4. Vink onder het kopje Opties het aankruisvakje Kop aan.
  5. Indien de tabel zich over meerdere pagina’s zal uitstrekken, vink je ook het aankruisvakje Kop herhalen aan.
  6. Geef in het uitklapmenu De eerste … rijen het aantal rijen aan die als koprijen moeten worden gebruikt.
    Belangrijk: Probeer zo mogelijk eenvoudige tabellen te maken met slechts één koprij.

Koppen toevoegen aan een bestaande tabel

  1. Selecteer de tabelcellen die koppen moeten worden.
  2. Kies de menu-optie: Opmaak > Stijlen en Opmaak (F11).
  3. Wijzig de stijl Inhoud Tabel naar Tabelkop (door een dubbele muisklik op Tabelkop).

7.2. Opsommingslijsten

Als je opsommingslijsten maakt, is het belangrijk dat je die als ‘echte lijsten’ definieert. Anders interpreteert een schermuitleesprogramma de lijst-items als afzonderlijke korte alinea’s in plaats van als een gestructureerde en samenhangende lijst met van gerelateerde items.

Genummerde of niet genummerde lijsten creëren

  1. Selecteer de tekst die als lijst gestructureerd moet worden.
  2. Kies de menu-optie: Opmaak > Nummering/Opsommingstekens.
  3. In het dialoogvenster Nummering/Opsommingstekens, klik je op de tab Opsommingstekens als je een ongenummerde lijst wil maken of op de tab Nummeringsstijl als je een genummerde lijst wil maken.
  4. Klik op een lijststijl in de Selectie galerij.
  5. Klik op de knop OK.


Nieuwe lijststijlen aanmaken

  1. Kies de menu-optie: Opmaak > Stijlen en Opmaak.
  2. In het dialoogvenster Stijlen en Opmaak, klik je op het knopje Lijstopmaakprofielen bovenaan in het venster.
  3. Geef een rechter muisklik* op een stijl uit de lijst en kies de menu-optie Nieuw…
  4. In het dialoogvenster Opmaakprofiel voor nummering, geef je de nieuwe lijststijl een naam in het veld Naam.
  5. In de diverse tabbladen van het dialoogvenster Opmaakprofiel voor nummering bepaal je de verdere opmaak van de nieuwe lijststijl.
  6. Klik op de knop OK.

7.3 Kolommen

Als je tekst in kolommen wil vormgeven, doe dat dan enkel met de functie Kolommen.
Belangrijk: Omdat kolommen soms een hele uitdaging zijn voor hulpmiddelengebruikers, zou het beter zijn om geen kolommen te gebruiken als dat niet strikt noodzakelijk is.

7.4 Pagina-einde

Begin een nieuwe pagina altijd door een pagina-einde in te voeren, en nooit door een aantal opeenvolgende lege regels met de entertoets.

Een pagina-einde invoeren

  1. Positioneer de cursor op de plaats waar een nieuwe pagina moet beginnen.
  2. Kies de menu-optie: Invoegen > Handmatig einde…
  3. In het dialoogvenster Einde invoegen klik je op het keuzerondje Pagina-einde en vervolgens op de knop OK.

7.5 Inhoudsopgave

Een index of een inhoudsopgave, die de inhoud van het document samenvat, kunnen voor een hulpmiddelengebruiker een nuttige navigatie-instrumenten zijn.

De beste manier om een inhoudsopgave te creëren bestaat erin om consequent kopstijlen, zoals Kop 1, Kop 2,… (zie ook Techniek 5), toe te passen op de koppen die je in de inhoudsopgave wenst. Op basis daarvan kan je automatisch een inhoudsopgave laten genereren door de functie Inhoudsopgave.

Een inhoudsopgave genereren

  1. Zorg ervoor dat je kopstijlen gebruikt hebt om het document te structureren.
  2. Zet de cursor op de plaats waar de inhoudsopgave moet ingelast worden in het document.
  3. Kies de menu-optie: Invoegen > Inhoudsopgave en registers > Inhoudsopgave en registers…
  4. Klik op de tab Index/Inhoudsopgave.
  5. Selecteer Inhoudsopgave in het uitklapmenu Type.
  6. Bepaal in de overige tabbladen van dit dialoogvenster de inhoud en vormgeving van de inhoudsopgave.
  7. Klik op de knop OK.

Het alineaopmaakprofiel van de inhoudsopgave wijzigen

  1. Kies de menu-optie: Invoegen > Inhoudsopgave en registers > Inhoudsopgave en registers…
  2. Klik op de tab Index/Inhoudsopgave.
  3. Onder het kopje Samenstellen uit, vink je het aankruisvakje Extra opmaakprofielen aan en klik je op de knop (...) rechts van dit aankruisvakje.
  4. In het dialoogvenster Opmaakprofielen toewijzen, selecteer je het gewenste opmaakprofiel uit de lijst.
  5. Met de knoppen >> en << bepaal je tot slot het uitlijningsniveau voor het gekozen alineaopmaakprofiel.
  6. Klik twee keer op de knop OK.

Een inhoudsopgave bijwerken

  1. Kies de menu-optie: Extra > Bijwerken > Alle Inhoudsopgaven en Registers.

7.6 Paginanummering

Een paginanummering helpt de (hulpmiddelen gebruikende) lezers van uw document bij het navigeren doorheen het document en biedt goed bruikbare referentiepunten in het document.

Een paginanummering invoegen

  1. Kies de menu-optie: Invoegen > Voettekst.
  2. In het submenu kies je de gewenste paginastijl voor de voettekst.
  3. Kies de menu-optie: Invoegen > Velden > Paginanummer.

7.7 Documenttitel

Als een document bedoeld is voor omzetting naar een HTML-document (webpagina), dan moet het een betekenisvolle, beschrijvende titel krijgen. Een betekenisvol gekozen documenttitel kan bovendien voor de ervaren hulpmiddelengebruiker een nuttig navigatie-instrument vormen.

De titel voor een document opgeven

  1. Kies de menu-optie: Bestand > Eigenschappen…
  2. Klik op het tabblad Beschrijving.
  3. In het veld Titel typ je de titel voor het document.
  4. Klik op de knop OK.
    Belangrijk: De titel die je hier opgeeft is niet hetzelfde als de naam waaronder je het document bewaart. Het staat ook los van de sjabloonnaam (zie ook Techniek 1) waarop je document eventueel gebaseerd is.

Techniek 8: Maak toegankelijke grafieken

Grafieken (of diagrammen, zoals Writer ze noemt) kan je gebruiken om gegevens begrijpelijker voor te stellen. Het is echter van groot belang dat gegevens die het diagram bevatten, toegankelijk zijn voor alle lezers van het document. Alle basis toegankelijkheidsinspanningen die je voor de rest van je document doet, moet je ook toepassen op je diagrammen en de gegevens in die diagrammen. Gebruik bijvoorbeeld vorm én kleur in plaats van kleur alleen om informatie over te brengen. Bovendien moet je nog een paar extra stappen zetten, die garanderen dat de inhoud van een diagram correct gelabeld wordt. Dergelijke labels geven de gebruiker referentiepunten die hem helpen om de info in het diagram correct te interpreteren.

Een diagram aanmaken

  1. Kies de menu-optie: Invoegen > Object > Diagram…
  2. Geef een rechter muisklik* op het diagram en klik op Gegevenstabel voor diagram…
  3. Voer de gegevens in die je in het diagram wil tonen.
  4. Sluit de Gegevenstabel.

Titels en gegevensopschriften toevoegen aan een diagram

  1. Selecteer het diagram waaraan je titels en gegevensopschriften wil toevoegen.
  2. Kies de menu-optie: Invoegen > Titels…
  3. Geef betekenisvolle titels voor het diagram, de x-as en de y-as.
  4. Klik op de knop OK.
  5. Kies de menu-optie: Invoegen > Gegevensopschriften…
  6. Vink Waarde weergeven als getal aan.
  7. Klik op de knop OK.

Het diagramtype van een bestaand diagram wijzigen

  1. Kies de menu-optie: Opmaak > Diagramtype…
  2. In het dialoogvenster Diagramtype, kies je het gewenste diagramtype en diagramstijl.
  3. Klik op de knop OK.

Nog een paar bedenkingen bij diagrammen

Techniek 9: Maak de inhoud beter zichtbaar

9.1 Vormgeving van tekst

Bij het vormgeven van tekst (en zeker als die tekst afgedrukt moet worden), tracht je:

uitroepteken Maar kunnen gebruikers dan niet gewoon inzoomen? Office toepassingen bieden meestal toegankelijkheidsfaciliteiten (zoals de mogelijkheid om in te zoomen of contrast verhogende ondersteuning) voor de gebruiker. Meer zelfs, de meeste slechtzienden gebruiken speciaal voor hen ontworpen vergrotingsprogramma’s.
Maar omdat veel documenten bedoeld zijn om af te drukken, waarbij deze toegankelijkheidsfaciliteiten wegvallen, is het aanbevolen om toch rekening te houden met een goede tekengrootte, goede contrasten,…

De tekengrootte wijzigen in een bestaande stijl

  1. Kies de menu-optie: Opmaak > Stijlen en opmaak (F11).
  2. Selecteer in de lijst de stijl die je wil aanpassen.
  3. Geef een rechter muisklik* kies de menu-optie: Wijzigen…
  4. Klik op de tab Lettertype.
  5. Selecteer een tekengrootte in de keuzelijst Grootte.
  6. Klik op de knop OK.

9.2 Gebruik goede contrasten

De visuele presentatie van tekst en tekstafbeeldingen moeten een contrastratio van ten minste 4.5:1 hebben. Met de volgende voorbeelden van telkens verschillend gekleurde tekst op een witte achtergrond, proberen we een idee te geven van goede en slechte contrastratio’s:

Gebruik ook steeds een egaal gekleurde achtergrond en dus geen achtergrond met een patroon of geen afbeelding of foto als achtergrond.

Om na te gaan of de kleuren die je in een document gebruikt, voldoende contrasterend zijn, kan je online contrast checkers gebruiken, zoals:

9.3 Vermijd het gebruik van alleen kleur

Alleen kleuren gebruiken om op een visuele manier informatie over te brengen, een actie aan te geven of een object visueel te onderscheiden, is uit den boze. Mensen met een verminderde kleurperceptie mislopen daardoor immers informatie.
Als je wil contoleren of er in je document toch kleur gebruikt wordt om betekenisvolle informatie over te brengen, kan je daarvoor een schermafbeelding maken van je document en dit checken door toepassing van een online tool, die je schermafbeelding omzet naar grijswaarden. Een mogelijke tool hiervoor is:

9.4 Baseer je niet enkel op zintuiglijke waarneming om inhoud te begrijpen

Als je in je tekst instructies geeft die helpen om het document te begrijpen en gebruiken, dan mogen die niet enkel steunen op zintuiglijke kenmerken, zoals kleuren of vormen. Twee voorbeelden om dit te verduidelijken:

9.5 Vermijd tekstafbeeldingen

Overweeg eerst of het mogelijk is om tekst als ‘echte tekst’ in je document op te nemen, alvorens een grafisch element te gebruiken om die tekst weer te geven (bijvoorbeeld om zeker te zijn van een bepaalde lettertype/kleurcombinatie). Als dat niet mogelijk is (bijvoorbeeld voor tekst in een logo waaraan je niets mag wijzigen, zorg dan zeker voor een correct gedefinieerd tekstalternatief (zie ook Techniek 3).

Techniek 10: Maak de inhoud makkelijker te begrijpen

10.1 Gebruik ‘klare taal’

Door de nodige aandacht en zorg te besteden aan een consistente vormgeving, zal het document beter toegankelijk, vlotter navigeerbaar en makkelijker interpreteerbaar zijn voor alle gebruikers:

In Vlaanderen kunnen we twee bronnen aanbevelen die uitvoerig uitleggen hoe je ‘klare taal’ gebruikt:

10.2 Koppel hyperlinks steeds aan een betekenisvol tekstfragment

Hyperlinks kunnen een zeer krachtig navigatie-instrument bieden, als ze de gebruiker een goed beeld geven waarnaar ze verwijzen. Zo niet, dan vormen hyperlinks eerder hindernissen die slechts met vallen en opstaan kunnen worden genomen.

Om zeker te zijn dat de lezer van jouw document het doel van een hyperlink begrijpt, zorg je ervoor dat de linktekst betekenisvol is, als je die buiten de context van het document zou lezen. Het is bijvoorbeeld niet goed om “Meer informatie” als linktekst te gebruiken in de zin: “Meer informatie over de trein- en beregelingen vindt u hier”. Je kan de link dan beter koppelen aan de tekst “trein- en busregelingen”.

Om ook het webadres van een link duidelijk te maken wanneer het document wordt afgedrukt, kan je het URL tussen haakjes bij de hyperlink typen.

Een hyperlink toevoegen, gekoppeld aan een betekenisvolle linktekst

  1. Positioneer de cursor op de plaats waar je de link wil invoegen.
  2. Kies de menu-optie: Invoegen > Hyperlink.
  3. In het dialoogvenster Hyperlink, typ je het adres voor de link in het veld Doel.
  4. Onder het kopje Andere instellingen, omschrijf je het doel van de link in het veld Tekst.
  5. Klik achtereenvolgens op de knoppen Toepassen en Sluiten.

Techniek 11: De toegankelijkheid checken

uitroepteken Op het moment van de test (30 september 2010) biedt Writer geen eigen functie om een document op eventuele toegankelijkheidsproblemen te controleren, alvorens het te publiceren.

Om een beeld te krijgen over de toegankelijkheid van je document of sjabloon (zie ook Techniek 1), check je het best manueel op de toepassing van al de eerder beschreven toegankelijkheidstechnieken. Daarnaast kan je overwegen om het te bewaren als HTML- of PDF-document en daar vervolgens een toegankelijkheidscontrole op uit te voeren, zoals hieronder beschreven. Maar deze technieken zijn altijd minder accuraat dan een controle op het originele document.

De toegankelijkheid van HTML (laten) checken

Bewaar je document in het HTML-formaat (zie ook Techniek 12) en gebruik één van de online beschikbare checkers voor webtoegankelijkheid, zoals:

Je kan desgewenst je HTML-document ook laten screenen op toegankelijkheid door AnySurfer.

De toegankelijkheid van PDF checken

Nadat je het document bewaart als een ‘tagged’ PDF-bestand (zie ook Techniek 12), kan je één van deze tools gebruiken om de toegankelijkheid van het PDF-document te checken:

uitroepteken Het testen van een geëxporteerd PDF-document zal doorgaans een minder accuraat resultaat opleveren dan een controle op het originele Word-document.

De toegankelijkheid van PDF checken met Adobe Acrobat Professional

  1. Kies de menu-optie: Geavanceerd > Toegang > Volledige Controle…
  2. In het dialoogvenster Volledige Toegankelijkheidscontrole vink je alle Opties voor controle aan.
  3. Klik op de knop Controle starten.
  4. Dit resulteert in een gedetailleerd rapport met de resultaten van de toegankelijkheidstest.

Techniek 12: Toegankelijkheidsfaciliteiten bij bewaren/exporteren naar andere formaten

Soms zijn extra stappen nodig om te verzekeren dat de toegankelijkheidsinspanningen behouden blijven bij het exporteren naar een andere dan het Pages bestandsformaat.

PDF

uitroepteken Niet elk PDF-document is toegankelijk. Toegankelijke PDF-documenten worden ook wel eens ‘tagged’ PDF-documenten genoemd, omdat ze zogenaamde ‘tags’ bevatten, die het document de nodige structuur meegeven om vlot toegankelijk te zijn. Onderstaand stappenplan kan je gebruik om je te PDF-document te beoordelen op toegankelijkheid (zie ook Techniek 11).

  1. Kies de menu-optie: Bestand > Exporteren als PDF...
    Belangrijk:     Deze functie verschilt van de Adobe PDF optie in het dialoogvenster Afdrukken…
  2. Het dialoogvenster PDF-optie verschijnt.
  3. In het tabblad Algemeen, vink je , onder het kopje Algemeen het aankruisvakje Tagged PDF aan.
    Belangrijk: Als je de knop Direct exporteren als PDF in de werkbalk wil gebruiken, moet je toch eerst het dialoogvenster PDF-optie openen om het aankruivakje Tagged PDF aan te vinken. Doe je dat niet, dan exporteer je geen toegankelijk document. Standaard is het aankruisvakje Tagged PDF niet aangevinkt, maar zodra je het eenmaal hebt aangevinkt, blijft het ook aangevinkt.
  4. In het tabblad Algemeen, vink je , onder het kopje Algemeen het aankruisvakje Bladwijzers exporteren aan.
    Belangrijk: Hiermee creëer je een hiërarchische lijst met bladwijzers die linken naar de koppen in het document. Deze lijst zal nadien getoond worden in het bladwijzerpaneel van Adobe Acrobat of Adobe Reader en vergemakkelijkt de navigatie (voor ziende gebruikers) in omvangrijke documenten.
  5. Klik op de knop Exporteren.
  6. Vul een naam in en kies een locatie waar je het PDF-document wil bewaren.
  7. Klik op de knop Opslaan.

HTML

  1. Zorg dat je het gedeelte van het document, dat je naar HTML wil exporteren, correct gestructureerd hebt opmaakprofielen voor koppen en tekstalinea’s.
  2. Kies de menu-optie: Bestand > Verzenden > HTML-document maken.
  3. In het dialoogvenster Naam en pad van het HTML-document, selecteer je in het uitklapmenu Gescheiden door de kopstijl waarmee je het document wil opsplitsen in afzonderlijke HTML-pagina’s.
  4. Geef een pad en naam op voor het HTML-document.
  5. Klik op de knop Opslaan.
  6. Controleer het HTML-document op toegankelijkheid.

Een HTML-bestand opschonen

UOF (United Office Format)

Als je een document ‘opslaan als’ een United Office Format (UOF) document, dan gaan alle beknopte tekstalternatieven en uitvoerige beschrijvende teksten bij afbeeldingen verloren. Daarom raden we het gebruik van dit bestandsformaat vanuit Writer af.
Belangrijk: Tijdens onze test bemerkten we inconsistente resultaten bij het ‘opslaan als’ United Office Format (UOF) document. Soms kregen we de bewaarde UOF-bestanden zelfs niet meer open met Writer. We sluiten daarom niet uit dat de toegankelijkheidsproblemen in UOF-documenten te wijten zijn aan het feit dat ze vanuit Writer aangemaakt zijn.

Links voor export naar andere formaten

Een paar zinvolle links voor wie zijn document wil omzetten naar het braille- of Daisy- formaat:

Techniek 13: Overweeg toegankelijkheidsondersteunende toepassingen of plug-ins

Opgelet: Deze lijst met toepassingen en plug-ins is puur informatief en dus niet als aanbeveling bedoeld. We garanderen ook niet dat deze producten positieve resultaten opleveren. De lijst heeft ook niet de pretentie exhaustief te zijn.

Andere toegankelijkheidsfaciliteiten

De ‘Navigator’-functie van Writer

Als je je document hebt voorzien van inhoud en je daarbij ‘echte koppen’ (zie ook Techniek 5) hebt gebruikt, kom je misschien tot de conclusie dat de inhoud anders moet geordend worden. Om de integriteit en toegankelijkheid van het document te bewaren is het daarbij belangrijk dat structurele elementen (zoals kopniveaus) behouden blijven.

Writer biedt daartoe een ‘Navigator’ functie die alle delen van het document (zoals koppen, tabellen, frames, objecten of hyperlinks) op een overzichtelijke manier toont. Al deze elementen noemen we ‘categorieën’ in de Writer Navigator. Een plusteken naast een categorie, betekent dit dat er van deze categorie minstens één element voorkomt in het document.

De ‘Navigator’ biedt hulp bij het navigeren doorheen de inhoud van het document en bij het manipuleren van de inhoud. Dit geeft je bijvoorbeeld de mogelijkheid om koppen en bijhorende tekst naar voor of achter te verplaatsen in het document of om een kop aan een ander kopniveau te koppelen. Ook objecten en andere elementen kan je met de Navigator verplaatsen in het document. Op die manier kan je gemakkelijk de logische volgorde bepalen van de documentinhoud, wat ook de toegankelijkheid ten goede komt.

De ‘Navigator’ openen

  1. Kies de menu-optie: Beeld > Navigator (F5) of klik op de Navigator-knop op de Standaard-werkbalk.

Een categorie openen

  1. Klik op het plusteken naast de gewenste categorie.

Navigeren naar een locatie in een document

  1. Als je naar een bepaalde pagina wil navigeren enter je een paginanummer in het veld Paginanummer.
  2. Als je naar een andere specifieke plek in het document wil navigeren, geef je een dubbele muisklik * op een element binnen een uitgeklapte categorie.

Alleen de elementen van één welbepaalde categorie bekijken

  1. Selecteer de gewenste categorie en klik op het knopje Eén categorie tonen.
    Belangrijk: Pas als je opnieuw op dit knopje klik toont de navigator opnieuw alle categorieën.

Een kop naar boven of beneden verplaatsen in een document

  1. Voer één van deze drie handelingen uit:
    a)Sleep een kop naar een nieuwe plaats in de koppenlijst van de Navigator.
    b)Selecteer een kop in de koppenlijst van de Navigator en verplaats hem naar boven of onder door te klikken op de knoppen Hoofdstuk hoger of Hoofdstuk lager.
    c)Om de kop te verplaatsen zonder de bijhorende tekst mee te nemen, hou je de Ctrl-toets ingedrukt terwijl je klikt op de knop Hoofdstuk hoger of Hoofdstuk lager.

Een ander kopniveau toekennen aan een kop

  1. Selecteer de te wijzigen kop in de koppenlijst van de Navigator.
  2. Klik op de knopjes Hoger niveau of Lager niveau om de kop respectievelijk te verhogen of verlagen qua kopniveau.

Hulp bij een toegankelijk gebruik

Meer informatie over de toegankelijkheidsfaciliteiten die Writer biedt om beter bruikbaar te zijn voor gebruikers met een beperking, vind je in de hulpfunctie van Writer:

  1. Kies de menu-optie: Help > Help voor OpenOffice.org (F1).
  2. Typ ‘toegankelijkheid’ in als Zoekterm.

Gedrukte documenten

Deze publicatie somt de technieken op voor het maken van toegankelijke digitale documenten. De toepassing van deze technieken beoogt een vlotte digitale toegankelijkheid van het document. Sommige van deze technieken bevorderen tevens de leesbaarheid wanneer het document wordt afgedrukt. Specifiek voor gedrukte document bestaan er een aantal bijkomende richtlijnen (uitlijning van tekst, gebruik van kolommen, papiersoort,…). Neem die zeker door als je Writerdocument bedoeld is om af te drukken.

Meer info:
http://www.rnib.org.uk/professionals/accessibleinformation/text/Pages/text.aspx

Referenties en Bronnen       

  1. OpenOffice Writer Help
  2. WebAim: OpenOffice.org and Accessibility http://webaim.org/techniques/ooo/#writer
  3. GAWDS Writing Better Alt Text http://www.gawds.org/show.php?contentid=28
  4. OpenOffice.org 3 Writer Guide

Dankwoord

Dit document werd geproduceerd binnen het Accessible Digital Office Document (ADOD) Project (http://inclusivedesign.ca/accessible-office-documents).
Dit project is een initiatief van Inclusive Design Research Centre, OCAD University, dat deel uitmaakt van een EnAbling Change Partnership project met Government of Ontario en UNESCO (United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization).
logos van UNESCO, regering Ontario en OCAD universiteit

Verantwoording

Originele titel van dit document: “Authoring Techniques for Accessible Office Documents:
OpenOffice Writer (v. 3.2)”. Dit document is origineel gepubliceerd in het Engels in 2011 door het “Inclusive Design Research Centre” (IDRC), met de steun van de Communication and Information Sector van UNESCO.
De gebruikte benamingen en de presentatie van het materiaal in deze publicatie drukken geenszins een opinie van de UNESO uit, aangaande de rechtspositie van een land, grondgebied of stad of van zijn autoriteiten op het vlak van de afbakening van grenzen.
De auteur is verantwoordelijk voor de keuze en presentatie van de inhoudelijke topics en opinies in dit document, die niet noodzakelijk de opinie van UNESCO is.
De Nederlandse versie van deze publicatie werd gerealiseerd onder de verantwoordelijkheid van het AnySurfer-project van Blindenzorg Licht en Liefde vzw. Blindenzorg Licht en Liefde is volledig verantwoordelijk voor de kwaliteit van de vertaling naar het Nederlands. Hoewel we deze vertaling met grote zorg hebben uitgevoerd, kunnen we eventuele vertaalfouten niet uitsluiten. Mocht u toch fouten vinden in dit document, dan kan u dit steeds melden op info@anysurfer.be.
logo anysurferlogo blindenzorg licht en liefde
Copyright © 2011 Inclusive Design Research Centre, OCAD University

Deze publicatie mag in gedrukte of elektronische vorm gereproduceerd en verspreid worden op voorwaarde dat:
(a) de reproductie gratis aangeboden wordt; en
(b) de in reproductie de sectie "Versie" behouden blijft; en
(c) de in reproductie de sectie "Dankwoord" behouden blijft; en
(d) de reproductie deze copyright vermelding ongewijzigd overneemt.

Copyright © 2011 Inclusive Design Research Centre, OCAD University

This material may be reproduced and distributed in print or electronic format only as long as:
(a) the reproduction is offered at no cost to the recipients; and
(b) the reproduction must preserve the "Version" section; and
(c) the reproduction must preserve the "Acknowledgments" section; and
(d) the reproduction must preserve this copyright notice.