Technieken voor het produceren van Toegankelijke Office Documenten: Microsoft Powerpoint 2010
Datum van deze versie: 25 november 2014
Recentste Engelse versie (HTML):
http://inclusivedesign.ca/accessible-office-documents/powerpoint2010
Inhoudsopgave
- Gebruikersinstructies
- Techniek 1: Gebruik toegankelijke sjablonen
- Techniek 2: Geef de taal van het document op
- Techniek 3: Gebruik de ingebouwde opmaak en stijl elementen
- Techniek 4: Stel een logische tabvolgorde in
- Techniek 5: Gebruik notities bij dia's
- Techniek 6: Voorzie tekstalternatieven bij afbeeldingen en grafische objecten
- Techniek 7: Gebruik de aangeboden structuurelementen
- Techniek 8: Maak toegankelijke grafieken
- Techniek 9: Maak de inhoud beter zichtbaar
- Techniek 10: Maak de inhoud makkelijker te begrijpen
- Techniek 11: De toegankelijkheid checken
- Techniek 12: Toegankelijkheidsfaciliteiten bij bewaren/exporteren naar andere formaten
- Techniek 13: Overweeg toegankelijkheidsondersteunende toepassingen of plug-ins
- Hulp bij een toegankelijk gebruik
- Referenties en Bronnen
- Dankwoord
- Verantwoording
Gebruikersinstructies
Inleiding
Op het ogenblik van deze test (30 september 2010), biedt Powerpoint 2010 een aantal toegankelijkheidsfaciliteiten, die voldoen om vlot toegankelijke digitale office documenten te produceren. Bovendien biedt Powerpoint 2010 ook een toegankelijkheidscontrolefunctie.
Wat is een 'Office Document'?
Als je, bij het werken met Powerpoint 2010, de toegankelijkheidstechnieken toepast, produceer je documenten die:
- bedoeld zijn om door mensen gebruikt te worden (dus geen computercode),
- tekstgebaseerd en dus niet grafisch van aard zijn (hoewel ze grafische elementen kunnen bevatten),
- volledig afdrukbaar zijn (dynamische elementen zijn beperkt tot automatische paginanummering, inhoudsopgave, ' en ze bevatten geen audio, video, of geïntegreerde interactiviteit),
- autonoom zijn (dus zonder hyperlinks naar andere documenten, in tegenstelling tot web content),
- een typische Office-achtige workflow vertonen (rapporten, brieven, memo's, budgets, presentaties, ').
Ook als je formulieren, webpagina's, applicaties of andere dynamische en/of interactieve content wil maken, zullen deze technieken bruikbaar zijn. Toch raden we in dat geval aan om ook de W3C-WAI webtoegankelijkheidsrichtlijnen (WCAG 2.0) te raadplegen, want deze zijn specifiek gericht op dynamische en/of interactieve content.
Bestandsformaten
Het standaard bestandsformaat van Powerpoint 2010 is Office Open XML (PPTX).
Daarnaast biedt Powerpoint 2010 de mogelijkheid om een document in diverse andere bestandsformaten (tekstverwerking, web, ') te bewaren. Deze andere bestandsformaten hebben we niet getest op toegankelijkheid. Maar voor volgende formaten bieden we toch wat informatie en/of instructies in Techniek 12: 'Bewaren/Exporteren naar andere formaten' (zie verder):
- MS Word
- HTML
Info voor niet-muisgebruikers
We hebben gepoogd om de toegankelijkheidstechnieken zodanig te formuleren dat ze bruikbaar zijn door alle office gebruikers, ook voor wie geen muis gebruikt. Voor de duidelijkheid zijn er toch passages waar je enkel muisgebaseerde uitleg vindt. Daarom geven we de toetsenbordalternatieven mee voor muis-terminologie:
*Rechter muisklik: Om een rechter klik te geven via het toetsenbord, selecteer je eerst het object met de Shift + pijltjestoetsen. Daarna druk je ofwel de 'Rechter-Kliktoets' (sommige toetsenborden hebben zo'n toets, rechts van de spatiebalk) ofwel Shift+F10.
Verantwoording en testdetails
Het toepassen van deze technieken zal de toegankelijkheid van uw documenten drastisch verhogen, maar het garandeert niet de toegankelijkheid voor om het even welke mogelijke vorm van leesbeperking. Voor documenten waarbij je meer zekerheid wil over de toegankelijkheid, is het aanbevolen ze uit te proberen samen met de eindgebruiker met zijn specifieke leesbeperking, ook met gebruikers van schermuitleesprogramma's.
De toepassingsspecifieke stappen en schermafbeeldingen in dit document zijn gemaakt in november 2014 met Microsoft Powerpoint 2010 en Windows 7 en werden bewaard als een HTML-document.
Dit document is louter informatief bedoeld en is noch een aanbeveling, noch een waterdichte garantie op succes. Mocht je fouten vinden in dit document, dan kan je die melden via het contactformulier van AnySurfer.
Techniek 1: Gebruik toegankelijke sjablonen
Bij het maken van een nieuw officedocument vertrek je van een kant en klaar sjabloon. Zo'n sjabloon kan zo simpel zijn als een wit blad, maar het kan ook een complex document zijn met kant en klare tekstblokken, paginaopmaak, grafische elementen en andere inhoud. Zo is een sjabloon voor het verslag van een vergadering bijvoorbeeld al voorzien van een relevante koppenstructuur en een kop 'Afspraken' met daaronder een tabel waarin afspraken en deadlines genoteerd kunnen worden.
Doordat sjablonen heel wat nuttige voorzieningen bieden voor diverse documenttypes, is het belangrijk dat al deze voorzieningen voldoen aan toegankelijkheidsvereisten. Als je daaraan twijfelt, kun je een document op basis van het sjabloon best even checken op toegankelijkheid (zie ook Techniek 11), alvorens het veelvuldig te gebruiken.
Het standaard sjabloon voor nieuwe documenten in Powerpoint 2010 is een lege pagina. De standaard installatie van Powerpoint 2010 biedt verder lege sjablonen voor visitekaartjes, voor etiketten en voor andere office-gerelateerde documenten. Oningevuld zijn al deze sjablonen min of meer toegankelijk.
Het is mogelijk om met Powerpoint 2010, vanaf een blanco pagina, je eigen toegankelijke sjablonen te maken. Bovendien kan je, op basis van de toegankelijkheidstechnieken in dit document, bestaande sjablonen aanpassen en ze bewaren als nieuwe sjablonen.
Een toegankelijk sjabloon maken
- Creëer een nieuw document (vanuit het standaard blanco of ander sjabloon).
- Zorg ervoor dat je, bij het maken van het nieuw sjabloon, alle toegankelijkheidstechnieken uit dit document respecteert.
- Als het nieuwe sjabloon klaar is, controleer het dan op toegankelijkheid (zie ook Techniek 11).
- Open het lint Bestand en klik op de optie Opslaan Als in het linker paneel.
- Kies de map Sjablonen in het linker paneel.
- In het menu Opslaan als kies je Powerpoint sjabloon.
-
In het veld Bestandsnaam typ je een naam voor het nieuwe sjabloon.
Gebruik een betekenisvolle naam voor het sjabloon (bijvoorbeeld 'Toegankelijk sjabloon briefhoofd'). Zo benadruk je het toegankelijk karakter van de sjablonen.
Door in het veld Labels de term 'Toegankelijk' in te vullen, kan je nadien makkelijk alle toegankelijke sjablonen terugvinden met de zoekfunctie. -
Klik op de knop Opslaan.
Een toegankelijk sjabloon selecteren
Belangrijk: Volg deze stappen alleen als je weet (omdat je ze zelf maakte) dat er toegankelijke sjablonen beschikbaar zijn. Anders is het beter van een volledig blanco sjabloon te vertrekken.
- Open het lint Bestand en klik op de optie Nieuw in het linker paneel.
-
Onder het kopje Beschikbare sjablonen klik je op Mijn sjablonen.
- In het dialoogvenster Nieuw selecteer je het gewenste toegankelijk sjabloon.
-
Klik op OK.
- Er zal een nieuw document geopend worden op basis van het gekozen sjabloon. Als het gekozen sjabloon voldeed aan de toegankelijkheidstechnieken, dan zal uw nieuw leeg document toegankelijk zijn. Maar wanneer je nadien inhoud (zoals tekst, afbeeldingen, diagrammen,') toevoegt aan dat document, dan is het aan jou als redacteur om hierbij steeds de toegankelijkheidstechnieken te respecteren.
Techniek 2: Geef de taal van het document op
Om het voor hulpmiddelen (zoals schermuitleesprogramma's) mogelijk te maken een document accuraat weer te geven, is het belangrijk om de natuurlijke taal van het document te definiëren. Ook als de taal van slechts één paragraaf of tekstfragment afwijkt van de taal van de rest van het document, is het nodig om deze taalwijziging aan te geven. Op deze manier weet het schermuitleesprogramma dat het de taal van de spraaksynthese moet aanpassen.
Wijzig de standaardtaal voor Powerpoint
- Open het lint Bestand en klik op de optie Opties in het linker paneel.
- Klik op de optie Taal in het linker paneel van het dialoogvenster Opties voor Powerpoint.
-
Onder het kopje Bewerkingstalen kiezen, selecteer je de taal die je wil toekennen aan je document.
Belangrijk: als jouw taal niet in de lijst staat, kan je die toevoegen door ze in het menu [Extra bewerkingstaal toevoegen] te selecteren en op de knop Toevoegen te klikken. - Klik op de knop Als standaard instellen.
-
Sluit alle Office 2010 toepassingen en open ze opnieuw om de gewijzigde instellingen toe te passen.
Powerpoint 2010 beschikt over een automatische taaldetectie, die de taal van je document kan achterhalen. Als je een deel van het document in een andere taal typt dan de rest van het document, dan zal Powerpoint 2010 automatisch de juiste taal aan dat tekstfragment koppelen.
Wijs een taal toe aan een geselecteerd tekstfragment
- Selecteer de tekst waarvoor je de taal wil aanduiden.
- Open het lint Controleren.
- Klik op de knop Taal in de sectie Taal.
-
In het uitklapmenu klik je op Controletaal instellen.
- In het dialoogvenster Taal, selecteer je de gewenste taal in de lijst Geselecteerde tekst markeren als.
-
Klik op de knop OK.
Techniek 3: Gebruik de ingebouwde opmaak en stijl elementen
PowerPoint 2010 voorziet geen "echte koppen" of "stijlen" zoals Word 2010.
3.1 Gebruik de ingebouwde Dia opmaak
In de plaats van elke dia te maken vanuit een blanco dia controleer je best of er geen geschikte indeling beschikbaar is.
Belangrijk: De ingebouwde indelingen kunnen meer toegankelijk zijn voor gebruikers van hulpmiddelen omdat deze technologiëen soms de zwevende elementen op de dia lezen in de volgorde waarop ze op de dia geplaatst werden. De ingebouwde indelingen zijn hier meestal op voorzien (bijvoorbeeld eerst "Titel" gevolgd door andere elementen van links naar rechts en boven naar onder). Als je van nul een eigen dia opbouwt kan het soms moeilijk zijn om bij te houden in welke volgorde de elementen geplaatst werden.
"Echte indeling" toepassen op een dia
- Open het lint Start
- Klik op de Indeling knop in de sectie Dia
- Selecteer de indeling die je wilt gebruiken uit het dropdown-menu
3.2 Een diamodel aanpassen
Als een indeling aangepast moet worden is het aangeraden dat je een diamodel gebruikt.
Elke dia indeling in een presentatie wordt gedefinieerd aan de hand van het diamodel. Een diamodel bepaalt de opmaak stijl voor verschillende elementen in de dia indeling. Dit omvat lettertypes, lettertekenopmaak en de positionering van elementen. Samengevat dient elk diamodel als een ontwerp sjabloon voor de dia indeling.
Als je om het even welk aspect van de dia indeling aanpast in het diamodel zal de aanpassing toegepast worden op alle dia's die gemaakt werden gebaseerd op het diamodel. Daarom is het goed om de gewoonte aan te nemen om het diamodel aan te passen en de dia indelingen te gebruiken vooraleer individuele dia's aan te maken. Het is essentieel dat je diamodellen maakt en gebruikt die voldoen aan de toegankelijkheidsvoorwaarden beschreven in dit document.
Een diamodel maken of aanpassen
- Open het lint Beeld
-
Klik op het Diamodel icoon in de sectie Modelweergaven
- Het huidige diamodel met zijn geassocieerde indelingen verschijnt. Belangrijk: Als je in Beeldoptie Normaal kijkt dan is het diamodel het grotere diabeeld in het dia paneel. De geassocieerde indelingen zie je onder het diamodel gepositioneerd.
- Pas het diamodel en de geassocieerde indelingen aan volgens uw noden (bijvoorbeeld design toepassen, kleuren thema's, lettertypes, effecten, achtergronden). Verzeker u ervan dat uw aanpassingen voldoen aan de toegankelijkheids voorwaarden.
- Ga naar Bestand, Opslaan als
- Geef een naam in bij het veld Bestandsnaam
- In het menu Opslaan als kies je PowerPoint sjabloon
- Klik op Opslaan
-
In het lint Diamodel, in de sectie Sluiten, klik op Modelweergave sluiten
Techniek 4: Stel een logische tabvolgorde in
Veel presentatie programma's creëren inhoud samengesteld uit zo goed als allemaal zwevende objecten. Dit betekent dat ze het onderscheid tussen in-line inhoud en zwevende objecten zoals tekstvakken, afbeeldingen,... vermijden wat voor toegankelijkheids problemen kan zorgen.
Wanneer je echter met zwevende objecten werkt is het belangrijk om er zich van bewust te blijven dat de manier waarop de objecten in 2 dimensies visueel voorgesteld worden op het scherm sterk kan afwijken van de manier waarop ze uitgelezen worden door een schermuitleesprogramma of navigeerbaar zijn voor toetsenbord gebruiker. De volgorde waarin de inhoud staat voor navigatie wordt "tabvolgorde" genoemd omdat vaak de "tab" toets gebruikt wordt om van het ene zwevende element naar het andere te navigeren.
Tips voor instellen van een logische tabvolgorde voor zwevende objecten
- Tabvolgorde voor zwevende objecten is meestal van het "laagste" object tot het "hoogste"
- Omdat objecten automatisch "bovenop" verschijnen als ze ingevoegd worden is de standaard tabvolgorde van het eerst ingebrachte object tot het laatste. Dit wordt echter gewijzigd als je instellingen zoals "naar voren" of " naar achteren".
- De belangrijkste Kop van de dia zou moeten de eerste zijn in de tabvolgorde
- Koppen moeten vlak voor hun respectievelijke elementen zoals tekst,diagrammen,... in de tabvolgorde komen.
- Labels moeten in de leesvolgorde geplaatst worden vlak voor de objecten die ze labellen.
- Bij eenvoudige indelingen kan het beter zijn om simpelweg objecten in te voegen in een logische tabvolgorde.
- Bij complexere indelingen kan het beter zijn om de dia te maken en dan de tabvolgorde aan te passen.
Tabvolgorde instellen via het selectiepaneel
- Open het lint Start.
- Klik op Schikken > Selectiedeelvenster in de sectie Tekenen.
- In het paneel Selectie en zichtbaarheid staan alle elementen op de dia opgelijst in een omgekeerd chronologische volgorde onder Vormen op deze dia
-
Elementen kunnen herschikt worden met de Opnieuw rangschikken knoppen onderaan het paneel.
Belangrijk: de tabvolgorde begint onderaan de lijst en gaat tabgewijs omhoog.
Techniek 5: Gebruik notities bij dia's
Een handige mogelijkheid bij presentaiteprogramma's is de optie om notitie's toe te voegen aan dia's, die dan kunnen gelezen worden door hulpmiddelen. Je kan deze notitie's gebruiken om de inhoud van je dia uit te leggen of verder te beschrijven in tekstformaat. Je kan deze notitie's toevoegen tijdens de opbouw van je presentatie.
Notitie's toevoegen aan je dia's
- Open het lint Beeld.
-
Klik op Normaal in de sectie Presentatieweergaven om er voor te zorgen dat het notitiepaneel in beeld is.
Belangrijk: Je kan dan via Start toegang krijgen tot opmaak mogelijkheden. - Het Notitie paneel vind je onderaan het venster, onder de dia.
-
Type en maak je notitie's op binnen het Notitie paneel onder elke dia.
Techniek 6: Voorzie tekstalternatieven bij afbeeldingen en grafische objecten
Als je afbeeldingen of andere grafische objecten (zoals diagrammen, kaarten, grafieken,') in een document gebruikt, dan is het belangrijk dat de informatie die je met de afbeelding wil overbrengen, ook beschikbaar is voor wie de afbeelding niet kan zien. Dit doe je door een beknopt tekstalternatief toe te voegen aan elke afbeelding.
Als de afbeelding te complex is (te veel inhoudelijke informatie omvat) voor een beknopte omschrijving (een stratenplan, een organigram,'), dan voorzie je naast het beknopt tekstalternatief ook een uitvoerige beschrijvende tekst.
Tips bij het schrijven van een beknopt tekstalternatief
- Zoek een antwoord op de vraag: 'Welke informatie bevat de afbeelding?'.
- Als de afbeelding geen betekenisvolle informatie bevat, laat het tekstalternatief dan leeg.
- Als de afbeelding betekenisvolle informatie bevat, zorg er dan voor dat al die informatie beschreven wordt.
- Houd de alternatieve tekst eerder kort, bij voorkeur niet langer dan 40 tekens.
- Als er een langere beschrijving nodig is (bijvoorbeeld bij een diagram, een stratenplan,'), voorzie dan eerst een korte beschrijving in het tekstalternatief (die niet noodzakelijk alle inhoudelijke informatie bevat), aangevuld met een uitvoerige beschrijvende tekst (zie verder).
- Test de deugdelijkheid van uw beknopte tekstalternatieven door het document (waarbij de afbeeldingen zijn vervangen door de beknopte tekstalternatieven) te laten nalezen door een buitenstaander.
Tips bij het schrijven van een uitvoerige beschrijvende tekst
- Een uitvoerige beschrijvende tekst moet gebruikt worden als een beknopt tekstalternatief niet alle inhoudelijke informatie kan bevatten. Of met andere woorden: wanneer de vraag 'Welke informatie bevat de afbeelding?' niet kan beantwoord worden door een beknopt tekstalternatief.
- Voor veel complexe afbeeldingen kan de techniek van 'vocale beschrijving' aangewezen zijn, waarbij je in detail in je eigen woorden beschrijft wat er in de afbeelding te zien is (bijvoorbeeld voor een kunstwerk, en architecturaal beeld,'). Hou je bij de vocale beschrijving strikt bij wat er te zien is en voeg geen eigen veronderstellingen of interpretaties toe.
- Een goede benadering bij het formuleren van een uitvoerige beschrijvende tekst, is jezelf in te beelden dat je iemand de afbeelding aan het uitleggen bent tijdens een telefoongesprek.
- Zorg ervoor dat ook het beknopt tekstalternatief geboden wordt. Aan de hand hiervan kan een hulpmiddelengebruiker beslissen of hij/zij ook de uitvoerige beschrijvende tekst wil lezen.
Bij wijze van alternatief kan je alles ook omkeren. Je kan alle informatie die de afbeeldingen bieden, gewoon verwerken in de tekst van het document. Zo krijgen de afbeeldingen een louter illustratief karakter en mist de lezer niets wanneer hij/zij het document leest. Je hoeft dan strikt gezien geen tekstalternatieven te voorzien. Toch blijft ook dan het toevoegen van een tekstalternatief een 'good practice'.
Een tekstalternatief toevoegen aan een afbeelding of grafisch object
- Geef een rechtermuisklik* op de afbeelding of het grafisch object.
- Klik op Afbeelding opmaken
- Klik op Alternatieve Tekst in het linker paneel van het dialoogvenster Afbeelding opmaken.
- In het veld Titel vul je het beknopt tekstalternatief in. Als er ook een uitvoerige beschrijvende tekst nodig is (bijvoorbeeld bij een diagram of grafiek), dan typ je die in het veld Beschrijving (maar ook dan blijft een titel noodzakelijk).
Op het ogenblik van de test [30 september 2010] worden, na een export naar een HTML-bestand, de Titel en de Beschrijving samengevoegd tot één enkel HTML
Techniek 7: Gebruik de aangeboden structuurelementen
7.1 Tabellen
Als je tabellen in een document gebruikt, is het belangrijk dat die duidelijk en op een correcte manier worden gestructureerd. Dit bevordert de verstaanbaarheid van de informatie in de tabellen en zorgt ervoor dat de gebruiker van een schermuitleesprogramma contextuele informatie (rijhoofding, kolomhoofding) krijgt bij het uitlezen van de tabelinhoud.
Tips voor toegankelijke tabellen
- Gebruik tabellen enkel informatie die geschikt is voor weergave in tabelvorm, niet voor paginaopmaak (zoals de opmaak van kolommen).
- Gebruik de tabelfunctie voor het creëren van tabellen. Creëer niet zelf 'handgemaakte' tabellen met de tabtoets of (nog erger) de spatiebalk, want deze zullen niet als tabel herkend worden door hulpmiddelen.
- Hou tabellen zo eenvoudig mogelijk door samengevoegde cellen te vermijden en door eventueel complexe dataverzamelingen zo mogelijk op te splitsen in meerdere kleinere tabellen.
- Als een tabel opgesplitst is over meerdere pagina's, zorg er dan voor dat de kolomhoofdingen bovenaan elke nieuwe pagina herhaald worden. Zorg er in dat geval ook voor dat de tabel opgesplitst wordt tussen twee rijen in plaats van midden in een rij.
- Maak een tekstuele samenvatting van de essenti'le tabelinhoud en geef daarin ook een verklaring van de eventueel gebruikte afkortingen in de tabel.
- Zorg ervoor dat eventuele bijschriften bij tabellen een antwoord bieden op de vraag: 'Welk is het doel van de tabel en hoe is hij georganiseerd?' (bijvoorbeeld: Een bestelformulier met afzonderlijke kolommen voor de productnaam, de prijs en de hoeveelheid).
- Tabelcellen die als hoofding gebruikt worden, en die dus als label gebruikt worden om andere cellen te verduidelijken, moeten ook als hoofding gedefinieerd worden.
- Tracht je te beperken tot slechts één rij van kolomkoppen.
- Tabelhoofdingen moeten beknopt maar duidelijk geformuleerd worden.
- Zorg ervoor dat een tabel nooit een 'zwevend' element is (zie ook Techniek 4).
Een tabel met veldnamen toevoegen
- Open het lint Invoegen.
- Klik op Tabellen in de sectie Tabellen.
- Selecteer in het uitklapmenu het aantal rijen en kolommen waaruit de tabel moet worden opgebouwd.
- Selecteer de zonet gemaakte tabel, waardoor er het lint Hulpmiddelen voor tabellen verschijnt.
- Net onder Hulpmiddelen voor tabellen klik je op Ontwerpen.
-
In de sectie Opties voor Tabelstijlen, vink je het aankruisvakje bij Veldnamenrij aan.
Belangrijk: Houd tabellen liefst zo eenvoudig mogelijk door slechts één rij veldnamen te definiëren.
Momenteel wordt de locatie van de veldnamenrij niet goed door Powerpoint 2010 doorgegeven aan schermuitleesprogramma's. Om dit voor het schermuitleesprogramma Jaws te omzeilen, stellen we de volgende stappen voor:
Voor JAWS duidelijk maken dat een tabelrij een veldnamenrij is:
- Plaats de cursor in één van de cellen van de veldnamenrij.
- Open het lint Invoegen.
- Klik op Bladwijzer in de sectie koppelingen.
-
Typ 'KolomTitel' in het veld Bladwijzernaam druk op Enter.
Belangrijk: Markeer slechts één cel in de rij.
7.2. Opsommingslijsten
Als je opsommingslijsten maakt, is het belangrijk dat je die als 'echte lijsten' definieert. Anders interpreteert een schermuitleesprogramma de lijst-items als afzonderlijke korte alinea's in plaats van als een gestructureerde en samenhangende lijst met van gerelateerde items.
Genummerde of niet genummerde lijsten creëren
- Open het lint Start.
- In de sectie Alinea klik je op de knop Opsommingstekens als je een ongenummerde lijst wil creëren of op de knop Nummering als je een genummerde lijst wil creëren.
- Om zelf te bepalen welk opsomminsteken of wel soort van nummering toegepast moet worden, klik je op het pijltje naast één van deze beide knoppen.
- Selecteer vervolgens het gewenste formaat in het uitklapmenu Bibliotheek.
Lijstformaten aanpassen
- Open het lint Start.
- In de sectie Alinea klik je op de pijl rechts van de knop Opsommingstekens (voor een ongenummerde lijst) of rechts van de knop Nummering (voor een genummerde lijst).
- Selecteer Nieuw opsommingsteken definiëren om een nieuw formaat voor ongenummerde lijsten te creëren.
- Selecteer Nieuwe nummeropmaak definiëren om een nieuw formaat voor genummerde lijsten te creëren.
- In de dialoogvensters Nieuw opsommingsteken definiëren of Nieuwe nummeropmaak definiëren kan je de kenmerken voor het gewenste lijstformaat instellen.
- Klik op OK.
7.3 Kolommen
Als je tekst in kolommen wil vormgeven, doe dat dan enkel met de functie Kolommen.
Belangrijk: Omdat kolommen soms een hele uitdaging zijn voor hulpmiddelengebruikers, zou het beter zijn om geen kolommen te gebruiken als dat niet strikt noodzakelijk is.
7.4 Documenttitel
Als een document bedoeld is voor omzetting naar een HTML-document (webpagina), dan moet het een betekenisvolle, beschrijvende titel krijgen. Een betekenisvol gekozen documenttitel kan bovendien voor de ervaren hulpmiddelengebruiker een nuttig navigatie-instrument vormen.
De titel voor een document opgeven
- Open het lint Bestand.
- Klik op de optie Info in het linker paneel.
- In het rechter paneel, klik je in het tekstveld Titel.
-
Type een Titel in.
Belangrijk: De titel die je hier opgeeft is niet hetzelfde als de naam waaronder je het document bewaart. Het staat ook los van de sjabloonnaam (zie ook Techniek 1) waarop je document eventueel gebaseerd is.
Techniek 8: Maak toegankelijke grafieken
Grafieken kan je gebruiken om gegevens begrijpelijker voor te stellen. Het is echter van groot belang dat gegevens die de grafiek bevatten, toegankelijk zijn voor alle lezers van het document. Alle basis toegankelijkheidsinspanningen die je voor de rest van je document doet, moet je ook toepassen op je grafieken en de gegevens in die grafieken. Gebruik bijvoorbeeld vorm 'n kleur in plaats van kleur alleen om informatie over te brengen. Bovendien moet je nog een paar extra stappen zetten, die garanderen dat de inhoud van een grafiek correct gelabeld wordt. Dergelijke labels geven de gebruiker referentiepunten die hem helpen om de info in de grafiek correct te interpreteren.
Een grafiek aanmaken
- Open het lint Invoegen.
- In de sectie Illustraties, klik je op de knop Grafiek.
- In het dialoogvenster Grafiek invoegen selecteer je het gewenste type grafiek.
- Klik op de knop OK.
- Vervolgens krijg je een datablad waarin je de waarden voor je grafiek invoert.
-
Sluit het datablad.
Belangrijk: In stap 5 krijg je eigenlijk een Excel document met de titel 'Grafiek in Microsoft Word', waarin je de gegevens voor de grafiek kan ingeven. Door het Excel venster daarna gewoon te sluiten, worden gegevens gebruikt voor je grafiek in het Word document.
Titels en labels toevoegen aan een grafiek
- In het lint Hulpmiddelen voor grafieken, klik je op het submenu Indeling.
- In de sectie Labels, klik je op het soort titel of label dat je wil toevoegen: Grafiektitel, Astitels, Gegevenslabels
Een voorgedefinieerde grafiekstijl toepassen
- In het lint Hulpmiddelen voor grafieken, klik je op het submenu Ontwerpen.
- In de sectie Grafiekstijlen, kies je een voorgedefinieerde Grafiekstijl uit het galerijmenu.
Het diagramtype wijzigen naar een ander voorgedefinieerd type
- In het lint Hulpmiddelen voor grafieken, klik je op het submenu Ontwerpen.
- In de sectie Type, klik je op de knop Ander grafiektype.
- In het dialoogvenster Grafiektype wijzigen selecteer je het gewenste grafiektype in het linker paneel en vervolgens klik je op de gewenste grafiekopmaak in het rechter paneel.
- Klik op de knop OK.
- Een nieuwe grafiekopmaak wordt toegepast op de gegevens uit de originele grafiek.
Nog een paar bedenkingen bij grafieken
- Als je lijndiagrammen maakt, gebruik dan de opmaaktools om verschillende types van stippellijnen te creëren. Hierdoor maak je het lijndiagram makkelijker interpreteerbaar voor mensen met kleurenblindheid.
- Als je staafdiagrammen maakt, gebruik dan bitmappatronen voor het opvullen van vormen. Dit doe je als volgt: ga naar het lint Hulpmiddelen voor grafieken en klik je op het submenu Opmaak. In de sectie Vormstijlen klik je het menu Opvullen van vorm open en daar vind je Bitmappatroon. Door deze functie te gebruiken maak je het staafdiagram makkelijker interpreteerbaar voor mensen met kleurenblindheid.
- Wijzig de standaardkleuren voor diagrammen zoveel mogelijk in kleurpaletten met goede contrasten of paletten met grijswaarden.
- Wijzig voorgedefinieerde kleurenpaletten zo nodig met het oog op betere contrasten (zie ook Techniek 9.2).
Techniek 9: Maak de inhoud beter zichtbaar
9.1 Vormgeving van tekst
Bij het vormgeven van tekst (en zeker als die tekst afgedrukt moet worden), tracht je:
- Een tekengrootte tussen 12 en 18 punten te gebruiken voor normale paragraaftekst.
- Een normaal letterbeeld te gebruiken in plaats van 'bold' of 'light'. Als je toch vette letters gebruikt, bijvoorbeeld om iets te benadrukken, ga daar dan spaarzaam mee om.
- Vooral de meest gangbare lettertypes te gebruiken, die gekenmerkt zijn door voldoende tussenruimte tussen de tekens en vlot leesbare hoofd- en kleine letters. Schreefloze lettertypes (zoals Arial of Verdana) worden over het algemeen als makkelijker leesbaar ervaren dan geschreefde lettertypes (zoals Times New Roman of Garamond).
- Het gebruik van lange stukken tekst in hoofdletters, in schuine druk of met onderstreping te vermijden.
- De normale (of eventueel vergrote) spati'ring tussen de tekens te gebruiken. Vermijd verkleinde tekenspati'ring.
- Geanimeerde, bewegende of scrollende tekst te vermijden.
Maar kunnen gebruikers dan niet gewoon inzoomen? Office toepassingen bieden meestal toegankelijkheidsfaciliteiten (zoals de mogelijkheid om in te zoomen of contrastverhogende ondersteuning) voor de gebruiker. Meer zelfs, de meeste slechtzienden gebruiken speciaal voor hen ontworpen vergrotingsprogramma's.
Maar omdat veel documenten bedoeld zijn om af te drukken, waarbij deze toegankelijkheidsfaciliteiten wegvallen, is het aanbevolen om toch rekening te houden met een goede tekengrootte, goede contrasten,'
9.2 Gebruik goede contrasten
De visuele presentatie van tekst en tekstafbeeldingen moeten een contrastratio van ten minste 4.5:1 hebben. Met de volgende voorbeelden van telkens verschillend gekleurde tekst op een witte achtergrond, proberen we een idee te geven van goede en slechte contrastratio's:
- Zeer goed contrast (Tekstkleur=zwart, Achtergrond=wit, Contrast Ratio=21:1)
- Aanvaardbaar contrast (Tekstkleur=#767676, Achtergrond=wit, Contrast Ratio=4.54:1)
- Onaanvaardbaar contrast (Tekstkleur=#AAAAAA, Achtergrond=wit, Contrast Ratio=2.32:1)
Gebruik ook steeds een egaal gekleurde achtergrond en dus geen achtergrond met een patroon of geen afbeelding of foto als achtergrond.
Om na te gaan of de kleuren die je in een document gebruikt, voldoende contrasterend zijn, kan je online contrast checkers gebruiken, zoals:
- TPG Contrast Analyser
- Juicy Studio: Luminosity Color Contrast Ratio Analyzer
- Joe Dolson Color Contrast Comparison
9.3 Vermijd het gebruik van alleen kleur
Alleen kleuren gebruiken om op een visuele manier informatie over te brengen, een actie aan te geven of een object visueel te onderscheiden, is uit den boze. Mensen met een verminderde kleurperceptie mislopen daardoor immers informatie.
Als je wil contoleren of er in je document toch kleur gebruikt wordt om betekenisvolle informatie over te brengen, kan je daarvoor een schermafbeelding maken van je document en dit checken door toepassing van een online tool, die je schermafbeelding omzet naar grijswaarden. Een mogelijke tool hiervoor is:
GrayBit v2.0: Grayscale Conversion Contrast Accessibility Tool
9.4 Baseer je niet enkel op zintuiglijke waarneming om inhoud te begrijpen
Als je in je tekst instructies geeft die helpen om het document te begrijpen en gebruiken, dan mogen die niet enkel steunen op zintuiglijke kenmerken, zoals kleuren of vormen. Twee voorbeelden om dit te verduidelijken:
- Geef wijzigingen die je in een tekst doorvoerde, niet zomaar aan door de gewijzigde tekst een andere kleur te geven. In de plaats daarvan gebruik je beter de functie 'Wijzigingen bijhouden' van Powerpoint 2010.
- Maak in je tekst nooit een onderscheid tussen afbeeldingen door enkel naar hun verschijningsvorm (bijvoorbeeld: 'de grootste'') te verwijzen. In de plaats daarvan nummer je de afbeeldingen en refereer je daarnaar.
9.5 Vermijd tekstafbeeldingen
Overweeg eerst of het mogelijk is om tekst als 'echte tekst' in je document op te nemen, alvorens een grafisch element te gebruiken om die tekst weer te geven (bijvoorbeeld om zeker te zijn van een bepaalde lettertype/kleurcombinatie). Als dat niet mogelijk is (bijvoorbeeld voor tekst in een logo waaraan je niets mag wijzigen, zorg dan zeker voor een correct gedefinieerd tekstalternatief (zie ook Techniek 3).
Techniek 10: Maak de inhoud makkelijker te begrijpen
10.1 Gebruik 'klare taal'
Door de nodige aandacht en zorg te besteden aan een consistente vormgeving, zal het document beter toegankelijk, vlotter navigeerbaar en makkelijker interpreteerbaar zijn voor alle gebruikers:
- Schrijf zo duidelijk mogelijk in korte zinnen.
- Geef de verklaring van afkortingen en acroniemen.
- Zorg ervoor dat documenten niet te 'druk' overkomen. Dit doe je door voldoende witruimte in te lassen en niet te overdrijven met verschillende lettertypes, kleuren en afbeeldingen.
- Als bepaalde termen of stukken tekst herhaald worden doorheen een document, spel ze dan overal identiek.
In Vlaanderen kunnen we twee bronnen aanbevelen die uitvoerig uitleggen hoe je 'klare taal' gebruikt:
- KHK Klaar voor Taal: www.klaartje.eu
- Wablieft: www.wablieft.be
10.2 Koppel hyperlinks steeds aan een betekenisvol tekstfragment
Hyperlinks kunnen een zeer krachtig navigatie-instrument bieden, als ze de gebruiker een goed beeld geven waarnaar ze verwijzen. Zo niet, dan vormen hyperlinks eerder hindernissen die slechts met vallen en opstaan kunnen worden genomen.
Om zeker te zijn dat de lezer van jouw document het doel van een hyperlink begrijpt, zorg je ervoor dat de linktekst betekenisvol is, als je die buiten de context van het document zou lezen. Het is bijvoorbeeld niet goed om 'Meer informatie' als linktekst te gebruiken in de zin: 'Meer informatie over de trein- en busregelingen vindt u hier'. Je kan de link dan beter koppelen aan de tekst 'trein- en busregelingen'.
Om ook het webadres van een link duidelijk te maken wanneer het document wordt afgedrukt, kan je het URL tussen haakjes bij de hyperlink typen.
Een hyperlink toevoegen, gekoppeld aan een betekenisvolle linktekst
- Typ (of plak) een webadres in uw document en druk op de spatiebalk of op Enter om automatisch een hyperlink van de tekst te maken.
- Als je manueel een link wil toekennen aan een tekstfragment, selecteer dan die tekst en geef er een rechter muisklik* op.
- Klik op Hyperlink (Ctrl + K).
- In het linker paneel van het dialoogvenster Hyperlink invoegen kies je waar je wil naartoe linken (een webpagina, een plaats in je document, een ander document of een e-mailadres). Daarna geef je de details van de link op in het rechtergedeelte van dit dialoogvenster.
Techniek 11: De toegankelijkheid checken
Als je de toegankelijkheid van jouw document of sjabloon (zie ook Techniek 1) wil controleren, dan biedt Powerpoint 2010 daarvoor de functie 'Toegankelijkheid controleren' aan. Deze licht het document door op basis van een set toegankelijkheidsrichtlijnen en brengt problemen aan het licht die een hulpmiddelengebruiker zouden kunnen hinderen.
De functie 'Toegankelijkheid controleren' kent volgende beoordelingen
- Fouten Voor de inhoud van een document die zeer moeilijk tot onmogelijk te lezen/begrijpen is voor personen met een leesbeperking.
- Waarschuwingen Voor de inhoud van een document die mogelijks moeilijk toegankelijk is voor personen met een leesbeperking.
- Tip Voor de inhoud van een document die wel toegankelijk is voor personen met een leesbeperking, maar waarvan de toegankelijkheid kan worden verbeterd door het beter organiseren of presenteren van die inhoud.
Meer info over de functie Toegankelijkheid controleren en het rapport dat deze functie genereert, vind je in de helpfunctie van Powerpoint 2010. Zoek in de hulpfunctie op 'toegankelijkheid controleren' in het zoekveld van de helpfunctie.
De functie 'Toegankelijkheid controleren' gebruiken
- Open het lint Bestand.
- Klik op Info in het rechter paneel.
-
Onder het kopje Voorbereiden voor delen krijg je al een eerste indicatie van eventuele toegankelijkheidsproblemen in je document.
-
Om de toegankelijkheid volledig te checken klik je op de knop Controleren op problemen en vervolgens op Toegankelijkheid controleren.
-
Vervolgens krijg je, in het venster Toegankelijkheidscontrole, de resultaten met melding van de eventuele toegankelijkheidsproblemen.
-
Als je in de opmerkingenlijst een bepaald probleem selecteert, dan krijg je onderaan, in het venster Aanvullende gegevens, de nodige uitleg over het probleem en tips over hoe je het probleem kan wegwerken.
- Los op deze manier alle problemen één voor één op.
Om een beeld te krijgen over de toegankelijkheid van je document of sjabloon (zie ook Techniek 1), kan je ook overwegen om het document te exporteren naar een HTML- of PDF-document en dat alternatief formaat te testen op toegankelijkheid, zoals hieronder beschreven.
De toegankelijkheid van HTML (laten) checken
Een andere optie bestaat erin je document in het HTML-formaat te bewaren (zie ook Techniek 12) en één van de online beschikbare checkers voor webtoegankelijkheid te gebruiken, zoals:
Je kan desgewenst je HTML-document ook laten screenen op toegankelijkheid door AnySurfer.
De toegankelijkheid van PDF checken
Je kan, na export naar een 'tagged' PDF-versie (zie ook Techniek 12), ook een controle laten uitvoeren op die PDF. Er zijn twee tools beschikbaar om op PDF-toegankelijkheid te testen:
- Adobe Acrobat Professional
- PDF Accessibility Checker (PAC), een gratis alternatief, aangeboden door 'Access for all'
Het testen van een geëxporteerd PDF-document zal doorgaans een minder accuraat resultaat opleveren dan een controle op het originele Powerpoint-document.
De toegankelijkheid van PDF checken met Adobe Acrobat Professional
- Kies de menu-optie: Geavanceerd > Toegang > Volledige Controle
- In het dialoogvenster Volledige Toegankelijkheidscontrole vink je alle Opties voor controle aan.
-
Klik op de knop Controle starten.
Dit resulteert in een gedetailleerd rapport met de resultaten van de toegankelijkheidstest.
Techniek 12: Toegankelijkheidsfaciliteiten bij bewaren/exporteren naar andere formaten
Soms zijn extra stappen nodig om te verzekeren dat de toegankelijkheidsinspanningen behouden blijven bij het exporteren naar een andere dan het Powerpoint bestandsformaat.
Niet elk PDF-document is toegankelijk. Toegankelijke PDF-documenten worden ook wel eens 'tagged' PDF-documenten genoemd, omdat ze zogenaamde 'tags' bevatten, die het document de nodige structuur meegeven om vlot toegankelijk te zijn. Onderstaand stappenplan kan je gebruiken om je te PDF-document te beoordelen op toegankelijkheid (zie ook Techniek 11).
- Open het lint Bestand.
- Klik op Opslaan als.
- In het veld Bestandsnaam type je een naam voor het bestand.
- Kies in het uitklapmenu Opslaan als voor PDF of XPS-document.
- Klik op de knop Opties.
- In het dialoogvenster Opties zorg je ervoor dat het aankruisvakje Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid onder het kopje Inclusief niet-afdrukbare informatie aangevinkt staat.
-
Klik achtereenvolgens op de knoppen OK en Opslaan.
HTML
- Open het lint Bestand.
- Klik op Opslaan als.
- In het veld Bestandsnaam type je een naam voor het bestand.
- Kies Webpagina in het uitklapmenu Opslaan als.
- Geef een betekenisvolle paginatitel op in het veld Paginatitel.
- Klik op Opslaan.
- Controleer op toegankelijkheid (zie ook Techniek 11).
Een HTML-bestand opschonen
- Verwijder alle nodeloze stijlen, regelsprongen,...
- Verwijder alle nodeloze id, class, and attributen.
- Verwijder alle font tags.
- Verwijder alle stijlen in de <head> tag.
- Zorg ervoor dat <th> tags een scope attribuut hebben.
- Verwijder de <p> tags die genest zijn in <th> en <td> tags.
- Controleer op toegankelijkheid (zie ook Techniek 11).
Belangrijk: het is natuurlijk perfect mogelijk om een HTML-editor naar keuze te gebruiken om de HTML-code op te schonen.
Techniek 13: Overweeg toegankelijkheidsondersteunende toepassingen of plug-ins
Opgelet: Deze lijst met toepassingen en plug-ins is puur informatief en dus niet als aanbeveling bedoeld. We garanderen ook niet dat deze producten positieve resultaten opleveren. De lijst heeft ook niet de pretentie exhaustief te zijn.
Volgende toegankelijkheids-gerelateerde plug-ins vonden we voor Powerpoint 2010:
Hulp bij een toegankelijk gebruik
Meer informatie over de toegankelijkheidsfaciliteiten die Powerpoint 2010 biedt om beter bruikbaar te zijn voor gebruikers met een beperking, vind je in de hulpfunctie van Powerpoint:
- Open het lint Bestand.
- Klik op Help in het rechter paneel.
- In de sectie Ondersteuning klik je op het Help pictogram.
- In het Venster Help voor Powerpoint zoek je op de zoekterm 'Toegankelijkheid'.
Referenties en Bronnen
- Microsoft Powerpoint 2010 Help
- Microsoft Powerpoint 2010 Online Accessibility Center
- Andrew Godwin, http://www.mail-archive.com/jaws-users-list@googlegroups.com/msg01713.html
Dankwoord
Dit document werd geproduceerd binnen het Accessible Digital Office Document (ADOD) Project.
Dit project is een initiatief van Inclusive Design Research Centre, OCAD University, dat deel uitmaakt van een EnAbling Change Partnership project met Government of Ontario en UNESCO (United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization).
Verantwoording
Originele titel van dit document: 'Authoring Techniques for Accessible Office Documents:
Microsoft Powerpoint 2010'. Dit document is origineel gepubliceerd in het Engels in 2011 door het 'Inclusive Design Research Centre' (IDRC), met de steun van de Communication and Information Sector van UNESCO.
De gebruikte benamingen en de presentatie van het materiaal in deze publicatie drukken geenszins een opinie van de UNESO uit, aangaande de rechtspositie van een land, grondgebied of stad of van zijn autoriteiten op het vlak van de afbakening van grenzen.
De auteur is verantwoordelijk voor de keuze en presentatie van de inhoudelijke topics en opinies in dit document, die niet noodzakelijk de opinie van UNESCO is.
De Nederlandse versie van deze publicatie werd gerealiseerd onder de verantwoordelijkheid van het AnySurfer-project van Blindenzorg Licht en Liefde vzw. Blindenzorg Licht en Liefde is volledig verantwoordelijk voor de kwaliteit van de vertaling naar het Nederlands. Hoewel we deze vertaling met grote zorg hebben uitgevoerd, kunnen we eventuele vertaalfouten niet uitsluiten. Mocht u toch fouten vinden in dit document, dan kan u dit steeds melden via het contactformulier van AnySurfer.
Copyright ' 2011 Inclusive Design Research Centre, OCAD University
Deze publicatie mag in gedrukte of elektronische vorm gereproduceerd en verspreid worden op voorwaarde dat:
(a) de reproductie gratis aangeboden wordt; en
(b) de in reproductie de sectie "Versie" behouden blijft; en
(c) de in reproductie de sectie "Dankwoord" behouden blijft; en
(d) de reproductie deze copyright vermelding ongewijzigd overneemt.
Copyright ' 2011 Inclusive Design Research Centre, OCAD University
This material may be reproduced and distributed in print or electronic format only as long as:
(a) the reproduction is offered at no cost to the recipients; and
(b) the reproduction must preserve the "Version" section; and
(c) the reproduction must preserve the "Acknowledgments" section; and
(d) the reproduction must preserve this copyright notice.